Digitalisierung in der Buchhaltung

Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet, dass Belege, Buchungen, Auswertungen und Abgabenerklärungen digital erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und übermittelt werden, statt als Papier durch Ordner und Postwege zu wandern.

Rechtlich ist das ausdrücklich zulässig: Bücher und Belege dürfen auf Datenträgern geführt und aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist (§§ 131, 132 BAO). Die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren gilt unverändert, bei Grundstücken 22 Jahre.

In der Praxis umfasst das Belegportale und Scan-Apps für Klienten, die Texterkennung in der Kanzleisoftware, Bankschnittstellen, die digitale Signatur von Abschlüssen und die Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldung, Jahreserklärungen und Jahresabschluss an Finanzamt und Firmenbuch über FinanzOnline. Rechnungen an den Bund sind seit 2014 nur noch elektronisch zulässig (E-Rechnung an Bundesdienststellen).

Für die Berufsbilder der Branche verschiebt sich der Schwerpunkt: Buchhalter prüfen und steuern automatisierte Abläufe, Bilanzbuchhalter und Steuerberater gewinnen Zeit für Auswertung und Beratung.