Papierlos buchen

Papierlos buchen bedeutet, dass die gesamte Buchhaltung ohne Papier abläuft: Eingangsrechnungen kommen als PDF oder E-Rechnung, Kassenbelege werden fotografiert, Bankdaten elektronisch importiert, und die Belege werden digital geprüft, gebucht, archiviert und für die Außenprüfung bereitgestellt.

Die BAO erlaubt das ausdrücklich: Belege dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs 2 BAO). Ein Papieroriginal darf nach dem Scannen vernichtet werden, wenn das Verfahren diese Anforderungen erfüllt; bei Zoll- und bestimmten Förderunterlagen gelten Sonderregeln.

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug bleibt eine Rechnung mit allen Merkmalen des § 11 UStG; ob sie auf Papier oder als Datei vorliegt, ist seit der Gleichstellung elektronischer Rechnungen unerheblich, solange Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind.

In der Kanzlei ersetzt der Belegfluss über Portale und Apps die Pendelmappe; Buchhalter prüfen am Bildschirm, kommentieren direkt am Beleg und arbeiten ortsunabhängig.