XML

XML (Extensible Markup Language) ist ein Textformat, das Daten mit selbst erklärenden Auszeichnungen strukturiert, sodass Programme sie eindeutig lesen und prüfen können; ein Rechnungsbetrag steht darin etwa zwischen Markierungen, die ihn als Nettobetrag und Steuerbetrag kennzeichnen.

In der österreichischen Steuerpraxis ist XML das Rückgrat des elektronischen Datenaustauschs: Die E-Rechnung an Bundesdienststellen wird im XML-Standard ebInterface oder im europäischen Format übermittelt, FinanzOnline nimmt Erklärungen und Jahresabschlüsse von Kanzleisoftware im Datenstromverfahren entgegen, und Lohnzettel, Meldungen an die Sozialversicherung sowie das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse folgen festen XML-Schemata.

Mit der EU-Initiative zur digitalen Mehrwertsteuer (ViDA) wird die strukturierte E-Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmern ab 2030 verpflichtend, Mitgliedstaaten dürfen sie für Inlandsumsätze früher einführen; Kanzleien bereiten ihre Klienten darauf vor (Stand Oktober 2026).

Für Buchhalter heißt das weniger Abtippen und mehr Prüfen: Eine XML-Rechnung landet ohne Texterkennung mit allen Feldern in der Buchhaltung, Fehler entstehen dann durch falsche Zuordnung, nicht durch Tippen.